Eu não tenho tempo?

 

eu não tenho tempoTem algo que me incomoda há algum tempo.  Eu vejo que apesar de toda tecnologia que nós temos hoje disponível, a cada dia nos sentimos menos produtivos e com menos qualidade de vida.

É possível fazer algo a respeito? Antes de te dar uma resposta quero fazer uma pergunta a você:

        – Já reparou que por mais que você se organize e gerencie bem o seu tempo, por mais que trabalhe mais horas por dia, quando o dia termina, fica aquela sensação de ter deixado muita coisa desatendida?      

A gente diz que “não tem tempo para nada”, “estamos sempre muito ocupado”, “o dia voa” e temos a impressão de que não conseguimos dar conta dos nossos compromissos.

Isso é incrível porque temos acesso a cada vez mais recursos da tecnologia, um mundo de informação disponível e, mesmo assim, temos a impressão de que a vida não ficou mais tranquila.

Estamos conectados o tempo inteiro, em qualquer parte do mundo, em nossos tabletes,  celulares, em redes móveis, em aplicativos de mensagens instantâneas. Tudo ao nosso alcance. Nunca tivemos tantos recursos e ferramentas para nos ajudar.

Mas ainda assim, vivemos o dia inteiro de um lado para o outro, numa agitação frenética de tentar abraçar e manter o controle das tarefas, dos compromissos – uma demanda simplesmente impossível de atender.

Já não temos mais hora para estar ligados ou conectados no trabalho. E a vida pessoal muitas vezes invade o nosso trabalho sem que possamos controlar.

Eu vou te contar porque isso acontece. Isso acontece porque tudo foi muito rápido. Nós não tivemos tempo de aprender a trabalhar nesse novo cenário que continua em constante mudança.

Isso acontece porque estamos tentando dar conta dessa demanda sem fim que a tecnologia nos proporcionou, usando as mesmas velhas estratégias e ferramentas de 50 anos atrás.

E nós, apesar de toda tecnologia, ainda estamos usando essas mesmas estratégias para lidar com as demandas de hoje.

O fato é que nosso ambiente de trabalho e de tudo que temos para fazer sofreu uma explosão em: VOLUME, COMPLEXIDADE E VELOCIDADE

  • Como fazer para ser produtivo e ao mesmo tempo ter qualidade de vida?
  • Como se manter focado nas tarefas e compromissos, sem se sentir pressionado por tudo que não está sendo cuidado?
  • Como manter o controle e a existência de tudo que há para fazer de forma eficiente?

Muitas questões que nos desafiam… me desafiaram e por isso, tenho me dedicado a melhorar e aprender mais sobre  como ter mais produtividade de fato.

Para te ajudar aqui vai uma dica para você lidar com interrupções e emergências:

A maioria das pessoas acha que as interrupções e as emergências atrapalham seu dia, que elas não deveriam existir.

A primeira coisa a fazer é observar qual a natureza das suas interrupções e das suas emergências.

Se você fizer um pequeno exercício durante 2 ou 3 dias, vai notar algo interessante a respeito.

  • Quem interrompe você?
  • Seu chefe, pessoas da sua equipe, clientes, amigos ou familiares?
  • Como ocorrem suas interrupções?
  • Por exemplo: por telefone, pessoas que se aproximam para trazer algum assunto, avisos de e-mails ou mensagens instantâneas.

Depois de ter uma noção de como as interrupções acontecem, comece a olhar para o que elas representam.

As pessoas da sua equipe, por exemplo, querem falar com você porque precisam de alguma orientação, treinamento, esclarecer alguma dúvida sobre um projeto ou solicitação que você fez?

Tanto seu chefe, quanto as pessoas da sua equipe, quanto seus clientes são a sua oportunidade de realizar seu trabalho e seus resultados.

Sua família e seus amigos são parte fundamental da sua vida e precisam estar em comunicação.

Olhe para a realidade do seu dia e veja quanto dele é ocupado em atender as pessoas e os assuntos que surgem inesperadamente, ou seja, emergências.

Você vai notar que boa parte desses assuntos não são tão inesperados assim.

Se você olhar com atenção, vai notar que boa parte das nossas emergências são, na verdade, assuntos que nós deixamos desatendidos de alguma forma. Assuntos para os quais não demos atenção até que, em algum momento, surgem na nossa cara e precisam de ação imediata, justamente quando tínhamos planejado outra coisa – surgem como uma emergência.

  • Veja qual a porcentagem das suas emergências que estão nessa categoria.
  • Veja qual a porcentagem de emergências que realmente ocorrem fora do seu controle.

Inclua em sua agenda, diariamente, um tempo estimado (*) para:

  • Estar em comunicação com sua equipe ou com seu chefe.
  • Estar em comunicação com sua família: marido/esposa, filhos, mãe.
  • Falar com os clientes que ligarem sem que tenham agendado antes.
  • Lidar com as mensagens instantâneas.

(*) Quer você crie propositalmente um espaço na agenda, o fato é que parte do seu dia será sempre gasto com essas e outras interrupções.

Você pode começar de maneira mais simples.

Bloqueie pelo menos dois espaços na sua agenda por dia para atender quem lhe procura ou para algo que surge inesperadamente.

É claro que você vai sempre mover e adequar esses horários para quando as interrupções ocorrerem ou pode começar a negociar o horário de atender quem lhe procura dentro desses espaços.

O que você ganha com isso é não ter a sensação de que sua agenda ficou estrangulada por alguém que lhe interrompeu.

Até porque, a maioria das suas interrupções são a respeito de: orientar alguém da sua equipe, atender um cliente, solucionar algum problema que chega a você, esclarecer a dúvida de alguém, etc.

Quer dizer, a maior parte das interrupções são, na verdade, parte de realizar não só o seu trabalho, mas os seus resultados.

E você vai começar a ter clareza a respeito das interrupções improdutivas, aquelas que realmente não contribuem para a realização dos seus propósitos ou daquelas que surgem e são uma verdadeira oportunidade para sua produtividade.

Eu aprendi e coloquei em prática estas dicas, é simples! Fácil? Talvez…

O fato é que coloquei em prática e funcionou!

Quer outra dica? O EVANDRO MAZUCO criou um método que hoje é o curso Segredos da Alta Performance que permitiu ele reduzir sua carga de trabalho de 5 para 2 dias por semana.  Eu já acompanho o trabalho do Evandro algum tempo depois que o Flávio Augusto do Geração de Valor o recomendou, e o método é realmente prático.

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