Você Se Sente Uma Barata Tonta? Não consegue gerenciar seu tempo?

São tantas distrações que fazem você perde o foco do que é realmente importante? Aprenda 4 passos para organizar uma agenda e baixe um Planner Semanal Grátis!

Você Se Sente Uma Barata Tonta? 

Não consegue gerenciar seu tempo?

Você se sente assim? Perdido como uma barata tonta?

São tantas distrações que fazem você perder o foco do que é realmente importante?

Reagimos a atividades urgentes! Sem foco! Perdendo controle sobre atividades mais importantes do dia!

Você até deseja que o dia tenha mais de 24horas, dar pelo menos uma esticadinha para caber tantos compromissos… mas ao invés disso o que aumenta são seus problemas… é você está com a síndrome da barata tonta! Sempre na correria… sem tempo para nada!

A vida passa e você entra no piloto automático, não se permite parar para refletir sobre suas atitudes e o que poderia ser melhorado e até em alternativas, até mesmo porque “parar” é um luxo para você, você não tem tempo para perder com isso, né?

E este é um dos nossos erros, se quisermos resultados diferentes precisamos “parar” e mudar de estratégia, pois há solução sim!

Barata tonta como gerenciar tempo

Ontem realizei uma sessão de coaching de carreira e compartilhei com meu coachee (cliente de coaching) algumas estratégias que uso para gerenciar meu tempo, e uma das coisas que me chamou a atenção na fala dele quando conversávamos sobre agenda foi “eu gosto de seguir meu modelo de agenda, de estabelecer minhas regras”, e o que ele quis dizer é justamente que quer ter o controle e usar uma ferramenta que o auxilie ao seu modo.

E isso é fundamental para manter o foco e a motivação para mudar algo, quando nos propomos a realizar objetivos o planejamento é necessário, não perder o foco e controle também, pois as distrações podem comprometer todo resultado que esperamos e até mesmo nos fazer desistir.

Pensando sobre isso resolvi compartilhar contigo algumas dicas práticas que aprendi com o Evandro Mazuco (uma referencia de coach de produtividade) e algo que ele sempre fala “se você quer ser bem sucedido, tenha uma agenda na mão.”

Estas podem ser dicas simples, porém nem sempre fáceis pois depende da sua vontade para colocar em prática hoje mesmo, de toda forma identifique qual desses passos ainda não está aplicando e ajuste sua forma de organizar sua agenda, combinado?

Como fazer e como organizar uma agenda

1. Defina o modelo de agenda

O melhor tipo de agenda é aquele que você mais gosta de usar, escolha aquele que você tem mais facilidade de manusear.
Pode ser agenda de papel, bloco organizador, no smartphone, pelo tablet, no Google Calendário, no Outlook, etc. Do jeito que você quiser. Caso você tenha dúvida qual dos modelos é o melhor para você, experimente! Pegue um deles e use por uma semana, se for incômodo experimente outro por outra semana até que você encontre o modelo ideal.

Estou usando um aplicativo para isso, crio minhas listas de tarefas e organizo minha semana em blocos de anotações e também em cadernos virtuais. Mas como gosto de escrever no papel estou migrando minha agenda de trabalho para modelo planner, onde visualizo a semana numa folha só.

2.Centralizar as atividades

Nada de anotar uma parte na agenda do celular, outra parte na agenda de papel e as vezes no post it. Centralize tudo num só lugar senão você corre risco de perder informações e também muito tempo procurando onde anotou.

Entre as etapas de como organizar uma agenda de trabalho, este constantemente passa despercebido, porém é de vital importância para a efetividade da agenda.

3. Mantenha sua Agenda Atualizada

Não resolve ter a agenda e ela não conter os eventos necessários, anote os compromissos e as atividades para fazer.

Comece pelos compromissos, que são: reuniões, consultas médicas, contas a vencer, palestras, festas, etc. Anote o compromisso na hora que marcar com alguém, nunca deixe para depois, é uma questão de hábito. Para que isso aconteça a sua agenda deve estar sempre com você, para onde você for sua agenda vai junto.

Anote depois suas atividades, que podem ser: preparar apresentação, responder e-mails de clientes, fazer compras, fazer ligações etc.

O propósito da agenda é que você “descarregue” as tarefas e compromissos que estão na sua memória para um outro dispositivo. Assim você estará com a mente livre para ter novas ideias ou invés de gastar energia para memorizar o que tem para fazer no dia de hoje.

4. Priorizar as atividades para administrar seu tempo

Separar as atividades importantes das atividades urgentes. Muitas vezes as urgências nos confundem e perdemos a noção da escala de prioridades por causa da carga emocional que a acompanha.

Se você refletir bem verá que na maioria das vezes as urgências não são as atividades que trazem mais resultado.

Todos os dias procure ter muito claro quais são as atividades prioritários do dia, no máximo 4 a 5.

Compartilhei um exercício para você separar suas atividades importantes e urgentes neste post aqui.

Espero que essas dicas tenham sido úteis e você tenha aprendido como organizar uma agenda de trabalho.

Para te ajudar ainda mais, vou disponibilizar como presente um planner semanal para você organizar sua agenda! \O/

Só clicar nas fotos, baixar o pdf e imprimir seu planner semanal!  Fiz um kit de modelos mais discretos e um kit com modelos com estampas florais.

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Planner Semanal – Modelos Discretos

 

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Planner Semanal – Modelos com estampas florais

Como usar? Duas dicas:

  1. Imprimir 52 folhas (suficiente para 1 ano), encadernar e usar! Observe que no cabeçalho há um espaço para você colocar o número da semana e o mês corrente.
  2. Imprimir o seu modelo preferido, colocar num porta retrato com tamanho para folha A4, dispor na sua mesa e usar caneta de quadro branco para fazer suas anotações. (Eu uso desta forma, acho mais prático e visual, e o porta-retrato dá um charme na minha bancada de trabalho)

Gostou? Sabe de alguém que gostaria de organizar sua agenda com um planner e ficaria grato por você compartilhar? Então compartilhe este post com essa pessoa!

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