Aplicando 5 Sensos essencias para ter organização e qualidade de vida

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Porque não conseguimos colocar em pratica nossas metas?

Provavelmente você fez uma lista de metas na virada do ano, e até a resgatou depois de assistir a uma palestra ou vídeo motivacional, ou até mesmo quando aceitou o desafio do #projetorodadavida ou lendo um artigo sobre metas e objetivos.

E quantas dessas metas perderam espaço nos seus pensamentos, e na verdade na sua agenda, ou até caíram na armadilha da auto sabotagem?

Há diversos motivos, vou focar naqueles relacionados à como você lida com o tempo:

Razão 1: procrastinar, deixar de fazer ou adiar aquilo que sabe que precisa ser feito, para dar prioridade a tarefas menos importantes ou que até parecem importantes naquele momento, mas que depois se percebe que não levaram a lugar nenhum.

Razão 2: ter atividades e tarefas demais para executar, o que faz o dia não caber nas 24 horas.

Os procrastinadores crônicos são aqueles que passam o dia completamente ocupados, mas com coisas que não são as que de fato os levam a conquistar suas metas e objetivos.

É a pessoa que se senta à frente do computador para escrever algo importante, mas decide que antes precisa arrumar a mesa ou pagar uma conta, ou dar uma rápida olhada nas notícias do dia, ou limpar a caixa de entrada de e-mails, ligar para alguém que ela não liga há muito tempo, organizar uma pilha de papel, que nem ela mesma faz ideia do que há nessa pilha…

O dia voa e no final de tudo, ele tem a sensação de que não fez nada.

Então se já identificamos a causa (procrastinação) e os efeitos (metas não realizadas, frustação, culpa, estresse, etc.) qual é a solução?

Uma delas seria identificar se esta caindo no ciclo da auto sabotagem e escapar dele, ou se o excesso de tarefas te consome e você não consegue administrar isso, e então ter uma técnica para gerenciar o tempo ajude ou até mesmo a soma dos dois.

Você fez o exercício da matriz do tempo? Identificou o que é importante? Identificou os causadores de incêndios que sempre aparecem para você apagar (que chamamos de urgente)? Definiu espaço na sua agenda para os I (importantes) e identificou os sugadores de energia e as distrações?

Se não o fez, então volta  lá: Gerenciamento do Tempo:Aprenda um método que te faz ter mais foco e ganhar mais

Gerenciar o tempo e ter produtividade não envolve apenas ter uma lista de tarefas em uma agenda para você “ticar” ao final do dia, mas é a soma de técnicas de organização, agenda programada, energia e disposição e foco ou concentração.

Hoje vou compartilhar uma ferramenta de gestão da qualidade para contribuir na sua organização, para quem ainda não conhece, o 5S é uma metodologia que ajuda a preparar, mobilizar, motivar e conscientizar as empresas e seus colaboradores para a implantação de níveis superiores de qualidade.

Criado no Japão pós-guerra, o programa 5S tem este nome devido à primeira letra de cinco palavras japonesas: Seiri (senso de utilização), Seiton (senso de ordenação), Seiso (senso de limpeza), Seiketsu (senso de saúde) e Shitsuke (senso de autodisciplina). Estes protocolos, quando aplicados nos locais de trabalho, promovem aumento na produtividade e no desempenho das organizações.

Você pode se beneficiar desta filosofia que revolucionou empresas como Toyota, HP e Boing.

Vamos então aos 5 Sensos:

1. Seiri (utilização): elimine o desnecessário.

É preciso analisar todos os elementos presentes no seu espaço de trabalho e classificá-los em três tipos: essenciais para a execução das tarefas; importantes mas não de uso diário; e raramente utilizados ou inúteis.

2. Seiton (ordenação): guarde em local específico ou descarte.

Em seguida, é necessário definir locais únicos, exclusivos e adequados para cada ferramenta, objeto ou material classificado na fase anterior. Com isso é possível garantir que o fluxo de trabalho ocorra sem obstáculos ou interrupções (para procurar algo, por exemplo).

Seguem abaixo os três tipos de elementos e sugestões de locais para acomodá-los:

1. Os elementos de uso constante – como agenda, smartphones, fones de ouvido e material de escritório
2. Os de uso ocasional (amostras, manuais, catálogos, faturas, documentos, materiais de consulta e de almoxarifado) devem ser armazenados em estantes, armários e arquivos.
3. Os objetos que são raramente utilizados na execução de alguma atividade devem ser acondicionados fora do local de trabalho (em uma garagem, por exemplo). Os supérfluos devem ser descartados.

3. Seiso (limpeza): faça faxinas sistemáticas

Para combater o entulho, as melhores ferramentas ainda são o desapego emocional e o saco de lixo. Para deixar o ambiente limpo e ordenado, faça arrumações rápidas a cada três dias, faxinas semanais e uma reorganização caprichada pelo menos uma vez por mês. Para isso, utilize a classificação definida no passo anterior.

4. Seiketsu (saúde): crie um ambiente saudável

Mobiliário adequado e boas atitudes posturais garantem maior produtividade e reduzem futuros problemas de saúde. Além disso, um monitor na altura dos olhos, coluna ereta, planta dos pés encostando no chão, uma cadeira de escritório de qualidade, cotovelos e joelhos em 90º, monitor em ângulo que evite o reflexo de luz ou sol e pausas de 10 minutos com alongamentos a cada hora trabalhada são procedimentos essenciais para um ambiente saudável e ergonômico.

Inclua na sua rotina hábitos saudáveis, visite seu médico, aprenda uma série básica de alongamento com um fisioterapeuta ou educador físico e invista no seu bem estar.

5. Shitsuke (autodisciplina): fique firme e não esmoreça!

A disciplina é de longe a atitude mais importante para quem trabalha em um home office e em qualquer ambiente de trabalho.

O princípio de Seiketsu traduz-se em criar uma padronização para os “S” anteriores e aplicá-la de forma contínua e metódica, buscando sempre aprimorar seus processos. É possível garantir a continuidade destes protocolos aplicando a regra básica dos 21 dias, que afirma que uma tarefa executada regularmente durante três semanas se transforma em um hábito.

 

Os elementos estão todos aí. Agora é só colocar em prática os 5S.

Quando você finalmente tiver tempo livre e qualidade de vida,

você estará realizado por ter feito isso e vencido a procrastinação.

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